E-post är både en välsignelse och en förbannelse. Jag är en rätt så tung e-postanvändare, som ser e-posten som mitt främsta arbetsredskap. Men jag har inte haft vidare ordning på min e-post det senaste året, vilket har skapat en inkorg från helvetet och en hel uppsjö obesvarade meddelanden.
Inkorgen är mitt hjärtebarn. När den är tom så mår jag bra. Men tusentals meddelanden i min inkorg har skapat stress, okoncentration och minskat min effektivitet. Det har blivit en ond cirkel, som jag försökt åtgärda upprepade gånger (dock utan att lyckas).
Jag har även haft en förkärlek för att sortera min e-post i mappar. Nog för att det skapar ordning, men det kräver likaså en massa tid och koncentration. Mina mappar har inte bara varit sorterade i företag, utan även avdelningar, personer osv.
Kontentan är iallafall att min e-post har befunnit sig i ett tillstånd av kaos. Väldigt, väldigt länge. Därför vidtog jag lite extrema åtgärder här igår.
Först så skapade jag en mapp (eller etikett, som de heter i Gmail) som hette Historik. Dit flyttade jag alla meddelanden från inkorgen. Sen flyttade jag alla meddelanden från mina (hundratals) mappar till en ny mapp, Arkiverat, för att därefter radera alla mappar (undantaget Historik och Arkiverat).
Efter det skapade jag tre andra mappar/etiketter och så spenderade jag några timmar med att gå igenom och sortera ut alla meddelanden från Historik (som till slut, när den var tom, raderades).
Nu har jag följande upplägg med mappar/etiketter:
- Arkiverat
Här hamnar all e-post som är avklarad (som inte raderas). Med Gmails eminenta sökfunktion är det busenkelt att hitta rätt meddelande här. - Att göra
Här lägger jag e-post som innehåller uppgifter för mig, dvs saker jag ska göra. Det är en e-postbaserad att göra-lista helt enkelt. - Att kolla
Här sorteras e-post som innehåller saker jag ska kolla upp (undersöka närmare) eller saker som andra ska göra (och som jag vill hålla koll på). - Att svara
Här hamnar all e-post som ska besvaras (inget som direkt ska utföras) och som kräver ett svar som tar längre tid än ett par minuter.
Till detta har jag ett nytt sätt att hantera e-post:
- Är det skräp?
Låt det inte ligga och skapa oreda, ta bort det på en gång! - Är det lätt att besvara?
Besvara det omedelbart om det inte tar mer än ett par minuter. - Är det något att sortera?
Tillämpa sorteringen enligt tidigare angivna mappar/etiketter. - Plöj igenom mapparna!
Rätt så självklart, men ändå viktigt. Låt inte mapparna bli en ny inkorg.
Inspirationen till detta fick jag efter att ha sett ett klipp från en föreläsning hos Google. Det här är självklara saker, men om genierna på Google behöver en spark i baken för att få ordning på sin e-post så kan det vara en bra idé att själv kolla upp det. Du kan spana in klippet här:
Och du, om du har skickat mig e-post som ännu inte har besvarats till nästa vecka, skicka det då gärna igen. Jag blev lite i gasen av all sortering
Pingback: jardenberg kommenterar – 2010-02-19 | jardenberg unedited
Pingback: Länkar 2010-02-19
Pingback: Veckan som gick – Vecka 8 « Same Same But Different
Pingback: Regera din inkorg
Pingback: Fredagsfina klipp v 10 « Pixel & prosa
Pingback: Third Opinion · Veckans bästa – v 7
Pingback: Veckans bästa – v 7 | Third Opinion
Pingback: Kan man arbeta utan e-post? | FS Data Blogg
Pingback: Jonathan Sulo jobbar hemma | Vi jobbar hemma