Så befriade jag min inkorg

av

E-post är både en välsignelse och en förbannelse. Jag är en rätt så tung e-postanvändare, som ser e-posten som mitt främsta arbetsredskap. Men jag har inte haft vidare ordning på min e-post det senaste året, vilket har skapat en inkorg från helvetet och en hel uppsjö obesvarade meddelanden.

Inkorgen är mitt hjärtebarn. När den är tom så mår jag bra. Men tusentals meddelanden i min inkorg har skapat stress, okoncentration och minskat min effektivitet. Det har blivit en ond cirkel, som jag försökt åtgärda upprepade gånger (dock utan att lyckas).

Jag har även haft en förkärlek för att sortera min e-post i mappar. Nog för att det skapar ordning, men det kräver likaså en massa tid och koncentration. Mina mappar har inte bara varit sorterade i företag, utan även avdelningar, personer osv.

Kontentan är iallafall att min e-post har befunnit sig i ett tillstånd av kaos. Väldigt, väldigt länge. Därför vidtog jag lite extrema åtgärder här igår.

Först så skapade jag en mapp (eller etikett, som de heter i Gmail) som hette Historik. Dit flyttade jag alla meddelanden från inkorgen. Sen flyttade jag alla meddelanden från mina (hundratals) mappar till en ny mapp, Arkiverat, för att därefter radera alla mappar (undantaget Historik och Arkiverat).

Efter det skapade jag tre andra mappar/etiketter och så spenderade jag några timmar med att gå igenom och sortera ut alla meddelanden från Historik (som till slut, när den var tom, raderades).

Nu har jag följande upplägg med mappar/etiketter:

  • Arkiverat
    Här hamnar all e-post som är avklarad (som inte raderas). Med Gmails eminenta sökfunktion är det busenkelt att hitta rätt meddelande här.
  • Att göra
    Här lägger jag e-post som innehåller uppgifter för mig, dvs saker jag ska göra. Det är en e-postbaserad att göra-lista helt enkelt.
  • Att kolla
    Här sorteras e-post som innehåller saker jag ska kolla upp (undersöka närmare) eller saker som andra ska göra (och som jag vill hålla koll på).
  • Att svara
    Här hamnar all e-post som ska besvaras (inget som direkt ska utföras) och som kräver ett svar som tar längre tid än ett par minuter.

Till detta har jag ett nytt sätt att hantera e-post:

  • Är det skräp?
    Låt det inte ligga och skapa oreda, ta bort det på en gång!
  • Är det lätt att besvara?
    Besvara det omedelbart om det inte tar mer än ett par minuter.
  • Är det något att sortera?
    Tillämpa sorteringen enligt tidigare angivna mappar/etiketter.
  • Plöj igenom mapparna!
    Rätt så självklart, men ändå viktigt. Låt inte mapparna bli en ny inkorg.

Inspirationen till detta fick jag efter att ha sett ett klipp från en föreläsning hos Google. Det här är självklara saker, men om genierna på Google behöver en spark i baken för att få ordning på sin e-post så kan det vara en bra idé att själv kolla upp det. Du kan spana in klippet här:

Och du, om du har skickat mig e-post som ännu inte har besvarats till nästa vecka, skicka det då gärna igen. Jag blev lite i gasen av all sortering 😉

31 svar på ”Så befriade jag min inkorg”

  2. Kul! Själv har jag en mapp jag döpt till ”Borde tittas på”. Konstigt nog tittar jag ALDRIG i den…
    När jag vill rensa i min inkorg flyttar jag också bort allt – till arkivet – och konstigt nog är det sällan någon som klagar på att jag missat deras mail. I så fall hör de ju av sig igen, eller hur. Det är sällan så att världen går under av lite för mycket obesvarat i inkorgen.

  4. Angående mailsortering: Filter is the shit! Genom att använda Gmails filter (automatiska och manuella) så får man ytterligare ett praktisk lager av struktur, samtidigt som man fortfarande kan hålla på med mappsortering om man vill. Personligen tycker jag faktiskt att mappsortering känns lite 00-tal, och själv håller jag främst koll på mailen genom filterfunktioner. Funkar otroligt smidigt!
    This comment was originally posted on jardenberg unedited

  5. #6: Ge mig en sån fast för iPhone så blir jag överlycklig! iTunes-syncen tar lite för lång tid för att det ska vara bekvämt med en docka…
    This comment was originally posted on jardenberg unedited

  6. Helt fantastisk post! Senaste tiden har jag jobbat på att implementera ”riktig” GTD med Evernote (underbar tjänst) och tack vare Buzz lyckats fixa till hela mitt publicerings- och konversationsflöde i sociala nätverk.

    Mitt nästa projekt var min email, att med Gmail gifta min personliga och jobbemail i samma inbox utan att bli knäpp. Jag tror du precis gav mig pusselbiten jag behövde! Med några extra filter för att vid behov kunna sortera mellan jobb/personligt tror jag det här blir perfekt…

    Tack!

    // Manne

  7. Dilbert är GRYM!
    Jag kunde iofs. relatera *ännu mer* till det när jag jobbade på P&G och fick uppleva de extra dimensionerna av amerikansk organisation och affärskultur som det innebar och som lyser igenom i Dilbert som extra grädde på moset. Cubicles och annat lattjo…
    Ny strip varje dag och en av de dagliga höjdpunkterna för mig. Rekommenderas verkligen varmt för de som inte upptäckt den ännu.
    This comment was originally posted on jardenberg unedited

  8. #6: Ge mig en sån fast för iPhone så blir jag överlycklig! iTunes-syncen tar lite för lång tid för att det ska vara bekvämt med en docka…
    This comment was originally posted on jardenberg unedited

  9. Jag kör ett liknande system, fast jag använder Google Tasks också, inne i Gmail. Då kan man köra kommandot ”Add to tasks” på mejlet, så blir det en punkt i Tasks, som ligger som en lista nere i hörnet. Sen kan man prioritera sina tasks, flytta upp och ned, och bocka när de är klara.
    Mapparna använder jag mer som en slags projekthantering, bara stora sjok hamnar där.

  10. Dilbert är GRYM!
    Jag kunde iofs. relatera *ännu mer* till det när jag jobbade på P&G och fick uppleva de extra dimensionerna av amerikansk organisation och affärskultur som det innebar och som lyser igenom i Dilbert som extra grädde på moset. Cubicles och annat lattjo…
    Ny strip varje dag och en av de dagliga höjdpunkterna för mig. Rekommenderas verkligen varmt för de som inte upptäckt den ännu.
    This comment was originally posted on jardenberg unedited

  12. tack för organisationstips, gillar allt som handlar om att städa undan 🙂

    Jag har ett system som jag gillar, och det innebär ingen flytt av mejl till ”mellanstegs”-mappar, som att göra/att kolla.

    Det går helt enkelt ut på att alla mejl i inboxen behöver åtgärdas, antingen besvaras, kollas upp, eller följas upp. När åtgärden är utförd flyttar jag mejlet till lämplig mapp, t.ex. ”produktion” om det kommer från produktionsavdelningen, eller bara ”taken care of” om det är av allmän karaktär.

    Är det borttaget från inboxen försvinner det från hjärnbarken! 🙂

  15. Simplistic slogans…condescension to those who aren’t voting ‘correctly’…threats of force if you don’t get your way…
    Yep, you have a LOT in common, Pelousy. Unfortunately for you.
    This comment was originally posted on Captain’s Quarters

  16. How, Nancy? Being old and White? God, I hate this woman.
    This comment was originally posted on Captain’s Quarters

  17. I want cameras on her when she has to move out of the big office next year.
    This comment was originally posted on Captain’s Quarters

  18. Goodbye Nancy.
    /ten more months of this disgusting “Speaker”
    This comment was originally posted on Captain’s Quarters

  19. The main problem is that Nancy identifies with nanny state vs. freedom. That is what the Tea Partiers are all about. Just in case you haven’t seen this video, check out this Video Letter to Obama (and could have been to Pelosi) from We the People!
    This comment was originally posted on Captain’s Quarters

  23. Hey, thanks for the link Ed. for those who dont know, CentristNet is my blog. Check out the link above, some good stuff in there about Nancy’s hypocrisy in claiming that the tea party and Democrats can rally around fighting special interests. 🙂
    Anti-Harkonnen Freedom Fighter on February 28, 2010 at 12:06 PMEd and Allah always have great links! While weekdays are pretty busy for me with Hot Air and my fave radio personalities like Rush and Mark, I always bookmark the links to check them out during the slower weekends. Your blog looks especially interesting. Thanks Ed and Allah!
    Also, I wanted to mention to the rest of the readers here, prolly not a good idea but I’ll toss it out there anyway: Hot Air just went through a buyout by Salem, as most of us know. And the ads have improved in quality, for sure. But it’s also the main source of support for HA as a business endeavor. So I thought it might be a nice idea for some of us regulars to click on the links just to check out the new advertisers, and even the old standby’s. Just to let them know that we really are interested in both HA’s longevity and the advertisers as well who support it. 🙂
    This comment was originally posted on Captain’s Quarters

Kommentarer är stängda.